Privacyverklaring – VBS Sterbos
Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

1 Verantwoordelijken
De administratief verantwoordelijke (Hedwige Bogaerts) en de directie (Luc Anthonissen) zijn de  verwerkingsverantwoordelijken voor alle leerlingengegevens. Het Schoolbestuur en de directie zijn de eindverantwoordelijken.
Op de school is het aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid: Luc Anthonissen.
Het aanspreekpunt informatieveiligheid (= de directie van de school) kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

2 Verwerkingen
2.1 Verwerkingsdoeleinden
Op de school verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:
– Leerlingenrekrutering;
– leerlingenadministratie;
– leerlingenbegeleiding;
– leerlingenevaluatie;
– public relations;
-toezicht op telecommunicatie.

2.2 Verwerkte leerlingengegevens
Om de leerling in schrijven, te begeleiden en op te volgen in de school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens (met in het bijzonder: voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
– persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
– elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten);
– privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
– evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
– gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
– opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, klassenraadbeslissingen, -motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s);
– aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht).
– Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was.

2.3 Verwerkte oudergegevens
Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in de school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:
– elementaire identificatiegegevens;
– gezinssamenstelling;
– privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
– financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

2.4 Ontvangers
– Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;
– de scholengemeenschap Vrije Basisscholen Wuustwezel SvbW ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;
– het CLB Voor- en Noorderkempen is, indien het jou kind begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– het Ondersteuningsnetwerk Voorkempen – Antwerpen Noord, VOKAN, is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– elke internaatsopvoeder die jou begeleidt, is bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
– bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
– bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

2.5 Verwerkers
Op de school worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:   Broekx, Google Classroom, Bingel en Kweetet.

2.6 Voorwaarden
Gegevens van een leerling worden verwerkt zolang de leerling bij ons ingeschreven ist, of zolang ze nodig zijn om de leerling te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.
Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

3 Rechten inzake privacy
3.1 Rechten uitoefenen
U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:
– recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
– recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
– recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
– recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;
– recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
– recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);
– recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
– recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

3.2 Gerechtvaardigd belang
Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:
– toezicht op telecommunicatie;
– de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

3.3 Al dan niet verstrekken van gegevens
De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op de school te kunnen starten. Met uitzondering van:
– rijksregisternummer1;
– gezondheidsgegevens;
– afbeeldingen (voor public relations -> zie ook Verklaring tot akkoord van de schoolbrochure inclusief schoolreglement, engagementsverklaring).

1 De school zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs.
2 De school kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over alle noodzakelijke gegevens op de hoogte zijn.

Informatie en ICT zijn noodzakelijk in de ondersteuning van het onderwijs. Denken we maar aan de leerlingadministratie- en leerlingvolgsystemen, agenda- en rapportprogramma’s, oefen- en toetssystemen… .
Vaak verwerken deze geautomatiseerde systemen persoonsgegevens (van leerlingen, ouders, leerkrachten…) en is de privacywetgeving, AVG hierop van toepassing.
(AVG = de Algemene Verordening Gegevensbescherming is een privacywet die geldt in de hele Europese Unie. Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld en gelden in elke lidstaat dezelfde regels.)